Senki sem tökéletes. Ha sok ügyféllel zsonglőrködik vagy hosszú a teendők listája, bizonyos e-mailek kínos ideig felbontatlanul maradhatnak a telefonban. Bár szégyellheti magát, idegesnek érezheti magát vagy idegesnek érezheti magát, ha felismeri a hibáját, fontos, hogy javítsa a helyzetet úgy, hogy egy bocsánatkérő késői e-mail-válaszon keresztül kommunikál az érintett személlyel.
Ha az írásbeli kommunikáció nem az erősséged, és nehezen tudod elkészíteni ezt az e-mailt, ne ess pánikba! Négy kései e-mail válaszsablont dolgoztunk ki különböző helyzetekre, így alapja lehet, hogyan válaszoljon őszinte bocsánatkéréssel, és tervezze meg a közös előrelépést.
Az alapok
Nem számít, mi az oka a késői e-mail válasz megírásának, van néhány teendő és mit nem szabad az üzenet elkészítéséhez.
- Emlékezzen a szakmai kommunikáció minden megfelelő elemére. Ennek az e-mailnek az a célja, hogy elnézést kérjen, és bebizonyítsa, hogy Ön még mindig olyan szakember, akivel érdemes dolgozni. Legyen közvetlen, konkrét tárgysor, szakmai üdvözlettel kezdje, mindig korrektúra, kerülje a hétköznapi szlengeket, tartsa meg a szakmai hangnemet, és fejezze be záró aláírással. Ha késik a válasz, akkor szervezetlennek és szakszerűtlennek tűnhet. Küzdj le ez ellen egy jól felépített, átgondolt jegyzettel, amely betartja az elektronikus kommunikáció valamennyi szakmai szabványát .
- Fogadja el a hibáztatást ott, ahol a hibáztatás jár. Nem számít, mi volt az oka a késői e-mailnek – akár személyes vészhelyzetről van szó, akár csak teljesen elfelejtette –, kérjen őszintén elnézést a késésért. Ennek a hibának az elfogadása megmutatja, hogy felelősséget vállal a munkájáért, és nem csak másra hárítja a felelősséget.
- Légy nyitott és őszinte. Ha jól érzi magát, megoszthatja késése okát. Ne menjen bele túl sok személyes részletbe; ahelyett, hogy azt mondanád, hogy édesanyádnál rákot diagnosztizáltak, egyszerűen mondd, hogy rossz híreket kaptál egy családtagodról, és azzal foglalkoztál, hogy átsegítsd őket ezen a nehéz időszakon. Mindenki tudja, hogy az életben történnek dolgok. Ha egy kis bepillantást engedsz az életedbe anélkül, hogy túlságosan leleplező lenne, képet kaphatnak arról, min mész keresztül, és jobban megértik, honnan jössz.
- Ne légy túl érzelmes. Bár fontos, hogy őszinte legyen ügyfelével, mivel ez növelheti a bizalmat, különbség van az őszinteség és a TMI között. Nem számít, min mész keresztül, a professzionális kommunikáció nem a probléma megoldásának helye. Tartsa finoman válaszát, és távolítsa el a szükségtelen részleteket. Mondhatod, hogy veszteséget éltél át, de ennél konkrétabbat ne mondj.
- Részletesen írja le a következő lépéseit, hogy mit tervez a jövőben. A legfontosabb, hogy ezt a kommunikációs hiányt befoltozd a részletes terveddel arra vonatkozóan, hogyan fogod továbbvinni a projektet most, hogy felzárkóztál. Tájékoztassa őket, hogy mik a lépései, mire van szüksége tőlük, és hogyan dolgozhattok együtt annak érdekében, hogy bármilyen projekten is felgyorsuljanak.
A nyílt és őszinte kommunikáció szinte minden problémát megoldhat. Egy jól megfogalmazott e-mail segíthet visszatérni a szakmai kapcsolat javításához.
Késői e-mail válaszsablonok
1. Amikor elfelejtett válaszolni
Mindannyian bűnösök vagyunk ebben; megnyitsz egy e-mailt, fejben válaszolsz, jegyzetelj gondolatban, hogy később válaszolj , és akkor… soha nem válaszolsz. Mire eszébe jut, már egy hétig vagy tovább lógva hagyta őket.
saját ruhavonalat szeretnék indítani
Tehát hogyan lehet választ adni, hogy ne tűnjön teljesen szakszerűtlennek és szervezetlennek?
Címzett –
Nagyon sajnálom, hogy csak most küldtem vissza az e-mail-címét. Nem sokkal azután olvastam az e-mailedet, hogy elküldted, és még aznap este akartam válaszolni. Mivel minden történt, elveszett a keveredésben, és remélem, megbocsátja nekem, hogy ilyen későn válaszolok.
Miután elnézést kér, továbbra is válaszolhat az e-mailekre.
2. Ha lekéstél egy projekt határidejét
Néha egy e-mailre adott lassú válasz a határidő elmulasztásához vezethet. Ebben az esetben nemcsak bocsánatot kell kérnie, hanem együtt kell dolgoznia az ügyféllel, hogy olyan módosított idővonalat dolgozzon ki, amely mindkét igényének megfelel. A megoldások és javaslatok felajánlása megmutatja, hogy készen áll a problémamegoldásra és az alkalmazkodásra.
Címzett –
Sajnálattal értesítem, hogy a projektnek ez a része még nem fejeződött be, és lekéstem a határidőt. Személyes esemény történt, amely befolyásolta a rendelkezésre állásomat [vagy] Előre nem látható bonyodalmak miatt a feladatnak ez a része tovább tartott, mint amennyit korábban az ütemtervünkben kijelöltem. Elnézést kérek az esetleges bonyodalmakért, amelyeket ez okozhat Önnek. Hiszem, hogy elhivatott erőfeszítéssel a projektnek ezt a részét eddig az időpontig sikerül befejeznem. Annak érdekében, hogy visszatérjünk a pályára, és elérjük a következő határidőt, azt javaslom, hívjuk be ezt a személyt, hogy segítsen befejezni a projektet.
Használja ezt a hibát, hogy megértse időgazdálkodási készségeit, és megjósolja a jövőben, ha kihagy egy határidőt. Néha az élet megtörténik, és előjönnek a dolgok, de ha valakinek a lecsúszott határidő előtt elmondja, hogy esetleg hosszabbításra van szüksége, akkor gyorsabban összekeverheti a dolgokat, hogy Ön együtt dolgozhasson a megoldáson.
milyen sajt a mexikói sajt
3. Amikor visszatér a szabadidőből
Ha néhány napra távol lesz az irodától, bevált gyakorlat beállítani egy automatikus választ, amely részletesen tájékoztatja, hogy mikor tér vissza, hogyan lehet kapcsolatba lépni Önnel vészhelyzetben, és hogy kivel léphet kapcsolatba a addig a gyors válaszért. Ha azonban váratlanul távozott, vagy egyszerűen elfelejtette, ez egy jó módja annak, hogy válaszoljon a postaládájában lévő sürgős üzenetekre.
Címzett –
Köszönöm szépen az e-mailt! Elnézést kérek a késedelmemért. [ettől a dátumtól] ma reggelig nem voltam az irodában, személyes ügyekkel foglalkoztam, de most már elérhető vagyok, és szívesen válaszolok kérdésére.
Konkrétabb okot adhat távollétére, ha közel áll az ügyfélhez, de maradhat homályos, amennyire csak szükséges, hogy jól érezze magát.
A megnyitás után megadhatja az ügyfele által kért információkat.
4. Amikor már nem tudja teljesíteni a projekt feltételeit
Vészhelyzetek történnek. A családtagok súlyosan megbetegszenek, egy szeretett személy meghal, Ön balesetet szenved, és kórházba kerül. Néha az élet akadályozza a munkát, és egyszerűen nem tudod befejezni azt a projektet, amelyet megígértél, hogy befejezed.
Ha késve válaszol egy e-mailre, és el kell mondanod nekik, hogy nem tudod tovább vállalni a projektet, akkor kulcsfontosságú, hogy kecsesen kezeld a témát, és ahol tudsz, megoldásokat kínálj.
Íme egy példa e-mail, amelyet módosíthat, hogy elmagyarázza helyzetét.
Címzett –
A közelmúltban egy pusztító eseményt éltem át magánéletemben, amely jelentősen befolyásolta munkaképességemet. Az esemény miatt már nem tudom megfelelően befejezni a projektjét. A belátható jövőben úgy döntöttem, hogy szabadságot veszek, hogy segítsek a családomnak, és nem fogom tudni befejezniprojektet.
A helyemben nagyon ajánlom ennek a személynek, hogy vegye át a munkát. Kitöltöttem őket a projekted részleteire, és bemásoltam ebbe az e-mailbe, hogy elkezdhess beszélni a projekt következő lépéseiről. Ez a személy nagy tapasztalattal rendelkezik ezen a területen, és úgy gondolom, hogy igazán élvezni fogja a vele való munkát.
Másolat az új személy, akit Ön ajánl a munkakör átvételére az e-mailben, hogy ügyfele azonnal megkezdhesse velük a munkát. Ezzel mindenki segít abban, hogy a lehető leghamarabb ott folytassa a projektet, ahol abbahagyta.
A projekt átállítása során elvégzendő munka mennyisége nagymértékben függ az Ön által végzett munka típusától. Ha szabadúszó videós volt, és már nem tudja lefedni az eseményt, egyszerűen tájékoztathatja az új szabadúszót az esemény részleteiről és az ügyfelek elvárásairól, hogy onnan átvehesse a forgatást. Ha átadja a projektet egy másik személynek a cégénél, remélhetőleg egyelőre ismerik az Ön munkaköri leírását és az általa átvett ügyfelet.
Legyen őszinte késői e-mail-válasza
Még ha több napig is eltartott a válaszadásra, a legfontosabb dolog, amit megtehetsz a kapcsolat megmentése érdekében, hogy nyílt és őszinte a kommunikációdban. Az emberek értékelik az őszinteséget, és egy őszinte bocsánatkérés a késésért erős üzenetet küld, hogy készen áll a hibáinak kijavítására.
Tuckman csoportalakításának öt szakasza
A jövőben próbáljon emlékezni arra, hogy egy rövid válasz jobb, mint a csend. Ha nincs ideje a teljes választ elküldeni, küldjön egy gyors e-mailt, jelezve, hogy megkapta az üzenetet, és hamarosan részletesen beszélhetünk velük. Ezután állítson be egy emlékeztetőt a telefonján, amely felszólítja, hogy válaszoljon, ha több ideje van. A tudat, hogy nem felejtették el őket, de éppen valami mással foglalkozol, azt az üzenetet küldi, hogy törődsz vele. Ne halogassa a válaszadást; Ha csak egy pillanatot vesz igénybe egy gyors üzenet elküldésére, az új világot hozhat.
